Handleiding
Handleiding, hoe werkt het leveranciersportaal?
Handleiding Leveranciers portaal
Hoe werkt het FactConnect leveranciersportaal:
- Je laadt jouw facturen of creditnota’s op in PDF-formaat.
- Je kiest de bestemmeling uit een lijst van bestemmingen of je maakt een nieuwe ontvanger aan.
- Het portaal herkent bepaalde gegevens in de factuur, kijk deze zorgvuldig na. De overige gegevens vul je zelf aan.
- Het factuurnummer vul je in onder “Documentnummer” als het niet wordt herkent..
- Leveranciers met opdrachten op bestelbonnen met PO nr ( order nummer wanneer niet erkend, vul het aan onder “Order nummer”).
- Leveranciers van bouwwerken vul je de naam van je project in onder “Referentie”.
- Andere leveranciers vul een herkenbare referentie in onder “Referentie”.
- Bij afwezigheid van een bestelbon of opdracht nummer vul je jouw factuurnummer in onder “Document nummer”.
- Het totaal wordt automatisch berekend, kijk na of deze juist is op de factuur.
- Wanneer het invulformulier correct is, kan je je factuur/creditnota verzenden.
Wat betekenen de statussen van de de opgeladen facruren en creditnota's?
- Concept: wanneer je een document oplaadt kan je het bewaren als concept. Je kan een concept later afwerken wanneer het jou past.
- Verzenden: een document is succesvol opgeladen en een geldig Peppol document en het is verzonden naar de bestemmeling.
- Niet succesvol: het document kon niet worden verzonden, kijk na wat het systeem meedeelt (het kan een fout ondernemingsnummer zijn,..)
Het portaal geeft geen informatie over de status na de verzending van documenten.
Je bedrijfsgegevens up to date brengen:
- Als admin van je account kan je de adres en bankgegevens van je bedrijf wijzigen. Je kan collega’s en users uitnodigen zodat ze documenten kunnen opladen en wijzigen.
- Als je bedrijfsgegevens in de account omgeving niet gewijzigd worden, gebruik gerust het KBO nummer van jouw bedrijf als identificatie nummer tijdens het verwerken van documenten.
Wat kan je met de opgeladen documenten doen?
- Alle opgeladen documenten worden maximaal 2 jaar bewaard in dit portaal.
- Je kan opgeladen PDF documenten op elk gewenst moment downloaden.
- Bij het downloaden van documenten, kan je de UBL, de UBL & PDF, of de gescande versies van het PDF document downloaden.
- Als een opgeladen document succesvol is verzonden, zal het worden bewaard, en je gegevens ervan niet meer wijzigen.
Boekhouding:
Wanneer de boekhouding lokaal of buiten de onderneming wordt uitgevoerd zijn er automatische stromen aanwezig zodat de factuur onmiddellijk wordt doorgegeven aan het boekhoudpakket.
Binnen de boekhouding wordt alle nodige informatie automatisch in voorontwerpen voorgesteld aan de boekhouder. Het grote voordeel is dat alle nodige informatie van de factuur reeds zijn ingevuld in de boekhouding. De boekhouder zal alleen moeten verifiëren of alles correct is. De tijds besparing in de boekhouding is hier zo een 90%.
Nb: Het boekhoud programma moet ook digitaal zijn, vandaag zijn bijna alle boekhoud pakketten ook digitaal en kunnen de koppelingen aan.